Kiedy klienci przychodzą do firmy najpierw trafiają na recepcję lub do skretariatu. To miejsce, które powinno nawiązywać stylem do pozostałych pomieszczeń w firmie, bo to jej wizytówka.
NAJWAŻNIEJSZE JEST PIERWSZE WRAŻENIA
Nie można zrobić drugiego dobrego pierwszego wrażenia. Według tego powiedzenia jeśli pierwsze wrażenie jest złe, bardzo trudno to naprawić, a jeśli już, to poprawa wizerunku zajmuje sporo czasu. Goście i klienci, którzy przychodzą do firmy po raz pierwszy zwracają uwagę na wystrój wnętrza, obsługę oraz czy wygodnie mogą poczekać na rozmowę, napić się wody lub kawy. Ten moment oczekiwania to czas, kiedy klient ogląda wnętrze naszej firmy.
Dobrze dobrane meble, odpowiednia kolorystyka i spójny styl pozwalają poczuć atmosferę profesjonalnego miejsca, otwartego na klientów. Tu trzeba dobrze zaplanować zakup mebli i aranżację wnętrza. Czy wybrać meble metalowe czy drewniane, a może rattanowe lub wiklinowe? Czy postawić na lekki styl nowoczesny, czy ustawić wygodne meble gabinetowe? Wszystko zależy od tego czym zajmuje się nasza firma i co chcemy pokazać klientowi podczas pierwszego kontaktu z naszą firmą. Meble, kolory ścian, a nawet sposób w jaki ustawimy krzesła czy gdzie postawimy wodę, to rodzaj komunikacji z klientem. Czy chcemy pokazać, że nasza firma to przedsiębiorstwo z długoletnią tradycją, nasze produkty oparte są na recepturach przekazywanych z pokolenia na pokolenie czy raczej jesteśmy nowocześni, stawiamy na innowacyjne rozwiązania, a nasi inżynierowie mają nieszablonowe pomysły. A może produkujemy wyroby z wikliny, albo elementy konstrukcyjne do samolotów czy zajmujemy się usługami doradczymi. To wszystko ma znaczenie. To komunikat, który idzie do klienta podczas pierwszych kilkunastu sekund, kiedy wchodzi do recepcji lub sekretariatu.
Warto tu także powiedzieć o tym, że umieszczone gablotach certyfikaty lub nagrody na pewno nie zostaną przeoczone przez klienta, który będzie czekał na spotkanie. Certyfikaty i nagrody można umieścić w gablocie, za szybą, albo powiesić na ścianie. Gablota, jeśli będzie stała w recepcji, swoim stylem także powinna nawiązywać do pozostałych mebli i pomieszczeń. Nie powinna być zbyt nachalna. Wielka gablota w malutkiej recepcji będzie świadczyła raczej o megalomanii niż dobrym guście. Kiedy mamy dużo certyfikatów i wyróżnień warto wtedy wybrać te najbardziej prestiżowe lub takie, które dla klienta będą jasnym komunikatem, że ma do czynienia z rzetelną i docenianą na rynku firmą.